運営幹事の暴走（妄想？）日記

さて、昨日は運営幹事とは・・・・ということで運営規則から紐解きました。
その中で、
「ロ．委員会開催案内状を作成、発送し出欠の確認と返信の督促を行う。」
というのがあったのですが、昨日、僕を運営幹事に仕向けた（?!）某先輩と電話でお話をして
いたときのことです。

この某先輩は今週は2つの委員会の同窓会があったそうです。
１つは運営幹事、１つは副委員長をされた時の委員会だったので、
運営幹事をしていた委員会の同窓会では会場設営、開催案内発送、出欠管理を
すべて、されたそうです。

もちろん、卒業しても当時の委員会の同窓会ですので、それが役割といえばそうなのですが。

その中で言われたのが・・・
「メールでの出欠が返ってきたら、返信のお礼を一言メールで送るといいで」

来年はぜひ実践しようと思いました。

同窓会であれば、1年に1、２回あるかないか（ほとんどの委員会では同窓会すらありませんが）
ですが、活動中の委員会となると、委員会の出欠は毎月発生します。

その月の委員会は欠席であっても、翌月にはまた委員会は開催されるわけですから、
出欠返信が返ってきたときに、そこで一言返信のお礼を伝えることで、きっと双方は
気持ちいいのではないかと思うのです。

そこまで行かないにしても、気を悪くすることはないと思います。
それこそが、いわゆる動員促進の鍵ではないかと思うのです。
信頼関係ができてこそ、お願いするにも意味があるわけで、信頼関係はやはり
来てもらうことから始まるのではないかと・・・・

あっ、ここでこんなこと書いてしまうと・・・・自分で首を絞めることに・・・・。（笑）


そんなちょっとした気づきから、ふと思ったことがありました。
それは出欠返信の変遷。

そもそも開催案内発送手段も変わってきているので、出欠返信も変わってきているのですが、
僕が入会した頃は開催案内は会社もしくは自宅のFAXに送られていました。
そして出欠返信もFAXで返送するという形でした。

また、期日までに返信がないと、その方の会社の電話もしくは携帯電話をもっていれば携帯電話に
出欠を直接確認とっていました。

今は・・・僕が入会して2，3年後からの電子化の促進により・・・・開催案内はメールで
添付ファイルをつけての配信。

返信も直接メールで返すというのが現状だと思います。

ここで、ポイントはメーリングリストの存在。
開催案内の配信はメーリングリストで一斉配信ができるので便利なのですが、
返信をメーリングリストで返すと・・・・・

多くの方は面倒なので、来たメールから返信ボタンをクリックすることで
返信されることが多いと思います。

しかし、これこそが落とし穴。

最初の返信で立て続けに「欠席」の返信が返ってくると・・・・連鎖反応を起こしてしまうのです。

それまで返信する癖のないものまでが欠席返信がしやすくなる状況になり、返信をしてしまい
メール上ではマイナスのテンションが広がってしまうのです。

そんなメールを立て続けに見て委員会、宴会に行こうと思う気持ちに直感的になれるかどうか？
想像つくかと思います。

便利さゆえ、一方の流れに勢いがつくと収拾がつかなくなる可能性が出てくるのです。

昔のFAX返信であれば1対1の関係で他のメンバーの出欠状況を知ることができなかったので
雰囲気に流されるというのはなかったのですが、メール、しかもメーリングリストによって
簡単にマイナスの雰囲気を作ってしまうことができるのです。

実は・・・・今年の委員会でもそれが問題となり、返信専用のアドレスを運営幹事は
つくってくれたのですが、最近、配信された案内については運営幹事でない僕までが
個々の出欠を知ってしまう状況（メーリングリストで返信されているということ）でショボショボ
になっています。

昨日、某先輩とお話したことから運営幹事として委員会メンバーには1対1の関係を構築して
いかなければならないと、改めて思いました。


あっ、やばい！
「会員開発日記」よりも熱心に書いている。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　本年度あっての次年度・・・です（笑）