運営幹事の暴走（妄想？）日記

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ただいま選挙セール賛同店舗募集中！

そんなわけでまだまだ選挙セール「投票済証でポン！」の事業の準備を
進めています。とはいえ、実は期日前投票始まっていますので、
選挙セールの事業は既に始まっているわけですが、まだまだ募集中なのです。

そんな奔走している中、先日メールをいただきました。
京都ＪＣのＯＢであるとある先輩です。
僕が入会した翌年に卒業されたそうなので、在籍は重なっているのですが
当時、あまり熱心に参加してなかった僕は面識はありません。

何のメールかといえば・・・
このブログの記事を見て・・・・この記事

出欠返信で他のメンバーには見えないようにする方法です。
そのメールをいただいた僕は早速、その方法で案内を送りました。
そしてお礼のメールをその先輩に送ったのです。

昨日、その返信メールをいただいたのです。
その内容は僕の中にとどめますが、このブログがきっかけで
一つの出会い、ご縁をいただけたこと、本当にありがたいです。

運営幹事という役職は委員会メンバーの方とコミュニケーションを
多くとれ、信頼関係を築きやすい役得な立場だと思っています。
ある意味、出会いの宝庫だと思うのです。

また、今の選挙セールでいろいろなお店にお願いにあがっているところでも
出会いがあります。本当にありがたいです。そしてそんな出会いが

そんなこと思いながら・・・
日々いろいろな出会い、出来事に感謝！


え？その方法って？
「TO を発信者本人にして、送信先全員を BCCでメールするとTOにある発信者にしか
返信できません」

ぜひ、お試しを！
  

あけましておめでとうございます。
このブログもかなぁ～り放置しておりました。
昨年は「会員開発日記」でお世話になりましたが、
今年はこの暴走（妄想かも）日記で自分だけの
つぶやきを日記にしていきたいと思います。

京都JCの２００８年度の
未来ビジョン創造特別委員会も以前書いたとおり
２００７年１１月から始動しています。

この委員会では２月の京都市長選挙にむけた事業が
今月、来月と開催されます。その準備に向け、
１２月もスタッフはじめ委員会メンバーさんにも年末の
忙しい中、奔走していただきました。

当面はそんな１１月、１２月の振り返りをしつつ、
現在進行している事業の準備にも取りあげてみたいと
思っています。

そんなわけで・・・・
今年もよろしくおねがいします。



っていうか・・・・これ、誰に向けて書いているんかな？（笑）
  

いよいよ明日は正会員全体会議。
そして第1回委員会。
本年度もまだ終わっていませんが、このときばかりは
プロ野球で言えばキャンプイン。世間で言えば正月のようなものです。

え？オーバー？
あっ、もうええって。

そんなこんなでスタッフ一同明日の準備のために東奔西走。
僕も委員会の名簿作りに懇親会会場手配、さらに懇親会での
盛り上がるしつらえ・・・あっ！まだ考えていない。

その中で少し運営幹事冥利に尽きる出来事がありました。
僕よりも入会年度が数少ない古い方なのですが、
普段忙しくてあまりJCではお目にかかりません。

今回も委員会開催案内を郵送し、メールで案内したところ
返信がなかったので、会社へ連絡させていただきました。
（携帯電話番号がディレクトリに掲載されていなかったので）

そうすると出張で昨日まで京都におられないことが判明。
そんなわけで今日午前中にその方の会社へ行ってきました。
もちろん、アポなし。

とはいえ、いきなりも失礼なので、会社の近くまできてから
会社へ電話しました。

まだ、会社にはこられていなかったのですが、明日から
また出張とのことだったので、名刺と開催案内を会社の方へ
渡して帰ってきました。

そうすると・・・・・
すぐにメールで出欠返信が来ていたのです。

この瞬間がたまりません。うれしかったです。
本当は直接お話できるのが理想なのですが、
少し進んだのは間違いありません。

さらにメールで携帯電話の番号とメルアドを教えてもらう旨の
メールを出すと、快く返信してくれたのです。

入会年度の古い方へのお願いとなるとなかなかためらいがちなのですが
この反応のよさに運営幹事としての喜びを得ることができました。
次は委員会に来ていただくようアプローチすることが
ミッションとなります。
（今回は出張のためお会いできませんが）

なかなかJCに来られない方をお誘いするのは大変なのですが
しかし、あきらめずに連絡、お願いをして来ていただいたときの
喜びはひとしおです。

僕も過去の小委員長、セクレタリーのときに経験しています。
今回もそんな経験を味わえる楽しみを予感させてくれるような
出来事だったのではないかと思っているのです。

今年の委員会でも他のスタッフにお願いしてもなかなか誘うこと
がわからないのか、せっかくの機会を逸しているような気がします。
そんな中でも僕は４月には全ての委員会メンバーと他のスタッフよりも
早くに接点を持つことができました（というか接点を持ちに行ったのですが）

いわゆる動員のことを言っているのですが、なかなかJCに来ていただけない方を
誘うのには多大な労力が必要だと思います。
でも、来ていただくことができ、楽しんでもらえたときの喜びは本当に素晴らしい経験を
得ることができます。

特に運営幹事にはそんな機会が多くあるかと思います。
そんな役得を楽しみにまずは明日、
多くの委員会メンバーとかかわりたいと思います。

では・・・明日のしつらえを考えますので・・・・これにて失礼！


  

さて、久しぶりの面々とワイワイ楽しくやっていたわけですが・・・・
そんな中で２次会へ移動しました。
２次会は祇園の楼蘭。
この日はハローウィンでイベント開催中。

背後にいます。さきほどの例の調子ノリ・・・。
彼の勢いはとどまることを知りません。
さらに現役運営幹事も負けじと・・・・

ん？今年の委員会でもこんな姿、見ていないんですけど・・・。

まぁ、ここでのバカ騒ぎが・・・・・悲劇の始まり。
僕はこのお店の最後から記憶がありません。
こんな調子ノリの勢いに負けた僕は

次に行った、このお店、どこか知りません。
ここにいる僕、僕ではありません。
知らない僕が・・・・ここにいたようです。

しかも・・・・

ボロボロに・・・・

運営幹事として・・・・・・・

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　こんなことないようがんばります！

  

さて、昨日は運営幹事とは・・・・ということで運営規則から紐解きました。
その中で、
「ロ．委員会開催案内状を作成、発送し出欠の確認と返信の督促を行う。」
というのがあったのですが、昨日、僕を運営幹事に仕向けた（?!）某先輩と電話でお話をして
いたときのことです。

この某先輩は今週は2つの委員会の同窓会があったそうです。
１つは運営幹事、１つは副委員長をされた時の委員会だったので、
運営幹事をしていた委員会の同窓会では会場設営、開催案内発送、出欠管理を
すべて、されたそうです。

もちろん、卒業しても当時の委員会の同窓会ですので、それが役割といえばそうなのですが。

その中で言われたのが・・・
「メールでの出欠が返ってきたら、返信のお礼を一言メールで送るといいで」

来年はぜひ実践しようと思いました。

同窓会であれば、1年に1、２回あるかないか（ほとんどの委員会では同窓会すらありませんが）
ですが、活動中の委員会となると、委員会の出欠は毎月発生します。

その月の委員会は欠席であっても、翌月にはまた委員会は開催されるわけですから、
出欠返信が返ってきたときに、そこで一言返信のお礼を伝えることで、きっと双方は
気持ちいいのではないかと思うのです。

そこまで行かないにしても、気を悪くすることはないと思います。
それこそが、いわゆる動員促進の鍵ではないかと思うのです。
信頼関係ができてこそ、お願いするにも意味があるわけで、信頼関係はやはり
来てもらうことから始まるのではないかと・・・・

あっ、ここでこんなこと書いてしまうと・・・・自分で首を絞めることに・・・・。（笑）


そんなちょっとした気づきから、ふと思ったことがありました。
それは出欠返信の変遷。

そもそも開催案内発送手段も変わってきているので、出欠返信も変わってきているのですが、
僕が入会した頃は開催案内は会社もしくは自宅のFAXに送られていました。
そして出欠返信もFAXで返送するという形でした。

また、期日までに返信がないと、その方の会社の電話もしくは携帯電話をもっていれば携帯電話に
出欠を直接確認とっていました。

今は・・・僕が入会して2，3年後からの電子化の促進により・・・・開催案内はメールで
添付ファイルをつけての配信。

返信も直接メールで返すというのが現状だと思います。

ここで、ポイントはメーリングリストの存在。
開催案内の配信はメーリングリストで一斉配信ができるので便利なのですが、
返信をメーリングリストで返すと・・・・・

多くの方は面倒なので、来たメールから返信ボタンをクリックすることで
返信されることが多いと思います。

しかし、これこそが落とし穴。

最初の返信で立て続けに「欠席」の返信が返ってくると・・・・連鎖反応を起こしてしまうのです。

それまで返信する癖のないものまでが欠席返信がしやすくなる状況になり、返信をしてしまい
メール上ではマイナスのテンションが広がってしまうのです。

そんなメールを立て続けに見て委員会、宴会に行こうと思う気持ちに直感的になれるかどうか？
想像つくかと思います。

便利さゆえ、一方の流れに勢いがつくと収拾がつかなくなる可能性が出てくるのです。

昔のFAX返信であれば1対1の関係で他のメンバーの出欠状況を知ることができなかったので
雰囲気に流されるというのはなかったのですが、メール、しかもメーリングリストによって
簡単にマイナスの雰囲気を作ってしまうことができるのです。

実は・・・・今年の委員会でもそれが問題となり、返信専用のアドレスを運営幹事は
つくってくれたのですが、最近、配信された案内については運営幹事でない僕までが
個々の出欠を知ってしまう状況（メーリングリストで返信されているということ）でショボショボ
になっています。

昨日、某先輩とお話したことから運営幹事として委員会メンバーには1対1の関係を構築して
いかなければならないと、改めて思いました。


あっ、やばい！
「会員開発日記」よりも熱心に書いている。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　本年度あっての次年度・・・です（笑）  

さてさて・・・・
初めて運営幹事をすることになるわけなのですが、京都JCにおける運営幹事の職務を
確認しておかなければなりません。

社団法人京都青年会議所運営規則
第4章　室及び委員会
第17条　委員会の構成・職務
（３）　運営幹事　　　　　　　　　　　　　　　　によると・・・・

イ．委員会会場を確保し、設営する。

ロ．委員会開催案内状を作成、発送し出欠の確認と返信の督促を行う。

ハ．委員会議事録を作成するとともに、事業に関する資料の保管及び保存資料の整理等を行う。

ニ．委員会内の交流を促進するため委員会懇親会の設営を行う。

ホ．委員からの会費の徴収及び委員会領収書の発行をする。

へ．委員会内の諸費用の支払い及び領収書の保管をする。

ト．委員会の取引銀行口座を開設する。

チ．委員会会計を総括し、決算を委員会に上程する。

リ．各大会、会合に積極的に参加し、かつ委員の出席を促進する。

ヌ．スタッフ会議に出席し、円滑な委員会運営を計る。　

あっ、このうち「へ」と「チ」といった会計関係は今まで2回していることもありますし、
委員長のセクレタリーへの教育も含めて、免れることになります。
とはいえ・・・・委員会会計の総括はしないといけないので、管理はしますけどね。

とりあえず、職務を理解しまっす！