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Posted by 京つう運営事務局 at

2007年10月31日

出欠返信の変遷と落とし穴

さて、昨日は運営幹事とは・・・・ということで運営規則から紐解きました。
その中で、
「ロ.委員会開催案内状を作成、発送し出欠の確認と返信の督促を行う。」
というのがあったのですが、昨日、僕を運営幹事に仕向けた(?!)某先輩と電話でお話をして
いたときのことです。

この某先輩は今週は2つの委員会の同窓会があったそうです。
1つは運営幹事、1つは副委員長をされた時の委員会だったので、
運営幹事をしていた委員会の同窓会では会場設営、開催案内発送、出欠管理を
すべて、されたそうです。

もちろん、卒業しても当時の委員会の同窓会ですので、それが役割といえばそうなのですが。

その中で言われたのが・・・
「メールでの出欠が返ってきたら、返信のお礼を一言メールで送るといいで」

来年はぜひ実践しようと思いました。

同窓会であれば、1年に1、2回あるかないか(ほとんどの委員会では同窓会すらありませんが)
ですが、活動中の委員会となると、委員会の出欠は毎月発生します。

その月の委員会は欠席であっても、翌月にはまた委員会は開催されるわけですから、
出欠返信が返ってきたときに、そこで一言返信のお礼を伝えることで、きっと双方は
気持ちいいのではないかと思うのです。

そこまで行かないにしても、気を悪くすることはないと思います。
それこそが、いわゆる動員促進の鍵ではないかと思うのです。
信頼関係ができてこそ、お願いするにも意味があるわけで、信頼関係はやはり
来てもらうことから始まるのではないかと・・・・

あっ、ここでこんなこと書いてしまうと・・・・自分で首を絞めることに・・・・。(笑)


そんなちょっとした気づきから、ふと思ったことがありました。
それは出欠返信の変遷。

そもそも開催案内発送手段も変わってきているので、出欠返信も変わってきているのですが、
僕が入会した頃は開催案内は会社もしくは自宅のFAXに送られていました。
そして出欠返信もFAXで返送するという形でした。

また、期日までに返信がないと、その方の会社の電話もしくは携帯電話をもっていれば携帯電話に
出欠を直接確認とっていました。

今は・・・僕が入会して2,3年後からの電子化の促進により・・・・開催案内はメールで
添付ファイルをつけての配信。

返信も直接メールで返すというのが現状だと思います。

ここで、ポイントはメーリングリストの存在。
開催案内の配信はメーリングリストで一斉配信ができるので便利なのですが、
返信をメーリングリストで返すと・・・・・

多くの方は面倒なので、来たメールから返信ボタンをクリックすることで
返信されることが多いと思います。

しかし、これこそが落とし穴。

最初の返信で立て続けに「欠席」の返信が返ってくると・・・・連鎖反応を起こしてしまうのです。

それまで返信する癖のないものまでが欠席返信がしやすくなる状況になり、返信をしてしまい
メール上ではマイナスのテンションが広がってしまうのです。

そんなメールを立て続けに見て委員会、宴会に行こうと思う気持ちに直感的になれるかどうか?
想像つくかと思います。

便利さゆえ、一方の流れに勢いがつくと収拾がつかなくなる可能性が出てくるのです。

昔のFAX返信であれば1対1の関係で他のメンバーの出欠状況を知ることができなかったので
雰囲気に流されるというのはなかったのですが、メール、しかもメーリングリストによって
簡単にマイナスの雰囲気を作ってしまうことができるのです。

実は・・・・今年の委員会でもそれが問題となり、返信専用のアドレスを運営幹事は
つくってくれたのですが、最近、配信された案内については運営幹事でない僕までが
個々の出欠を知ってしまう状況(メーリングリストで返信されているということ)でショボショボ
になっています。

昨日、某先輩とお話したことから運営幹事として委員会メンバーには1対1の関係を構築して
いかなければならないと、改めて思いました。


あっ、やばい!
「会員開発日記」よりも熱心に書いている。
                                     本年度あっての次年度・・・です(笑)  


Posted by unei at 13:00The 運営幹事

2007年10月30日

京都JCの運営幹事とは・・・

さてさて・・・・
初めて運営幹事をすることになるわけなのですが、京都JCにおける運営幹事の職務を
確認しておかなければなりません。

社団法人京都青年会議所運営規則
第4章 室及び委員会
第17条 委員会の構成・職務
(3) 運営幹事                によると・・・・

イ.委員会会場を確保し、設営する。

ロ.委員会開催案内状を作成、発送し出欠の確認と返信の督促を行う。

ハ.委員会議事録を作成するとともに、事業に関する資料の保管及び保存資料の整理等を行う。

ニ.委員会内の交流を促進するため委員会懇親会の設営を行う。

ホ.委員からの会費の徴収及び委員会領収書の発行をする。

へ.委員会内の諸費用の支払い及び領収書の保管をする。

ト.委員会の取引銀行口座を開設する。

チ.委員会会計を総括し、決算を委員会に上程する。

リ.各大会、会合に積極的に参加し、かつ委員の出席を促進する。

ヌ.スタッフ会議に出席し、円滑な委員会運営を計る。 

あっ、このうち「へ」と「チ」といった会計関係は今まで2回していることもありますし、
委員長のセクレタリーへの教育も含めて、免れることになります。
とはいえ・・・・委員会会計の総括はしないといけないので、管理はしますけどね。

とりあえず、職務を理解しまっす!   


Posted by unei at 13:02The 運営幹事

2007年10月26日

本年度あっての次年度です!

感即動ということで思い立ったので2008年度のブログを開設しちゃいました。
まだ、「会員開発日記」は進行中なのですが、2008年度もスタッフレベルでは
少しずつ動いています。

そんなわけで11月21日(水)の正会員全体会議に向け、準備しているところから、
日記で綴ろうと思い立ったのです。

とはいえ・・・・・

本年度あっての次年度

なので、ブログのデザインもカテゴリもコンテンツも少しずつしか進まないと思います。
ブログも

本年度(会員開発委日記)あっての次年度(運営幹事の暴走(妄想?)日記)ですから。


ではでは・・・・・  


Posted by unei at 12:18JCでの独りよがり